Ficha de captación inmobiliaria: plantilla gratis con el permiso del propietario

Esta ficha de captación es una plantilla gratis para dar de alta un inmueble captado y dejar registrado el permiso del propietario para contactarle: fecha, canal, prueba y texto aceptado. La puedes descargar en PDF o en Word, o rellenarla en esta página, sin dejar el email. Debajo del modelo está por qué lleva cada apartado, con la ley en la que se apoya.

1. 01art. 7.1

   Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, la agencia tiene que «ser capaz de demostrar» que el propietario consintió (art. 7.1 del RGPD). Por eso la ficha guarda la fecha, el canal, la prueba y el texto que aceptó.

2. 02art. 4.11

   El consentimiento es una manifestación de voluntad «libre, específica, informada e inequívoca», por declaración o por una clara acción afirmativa (art. 4.11 del RGPD y art. 6.1 de la Ley Orgánica 3/2018). Si es para varias finalidades, tiene que constar para cada una (art. 6.2 de la Ley Orgánica 3/2018). De ahí las casillas separadas, que marca el propietario.

3. 03art. 7.3

   El propietario puede retirar el consentimiento en cualquier momento, y tiene que ser tan fácil retirarlo como darlo (art. 7.3 del RGPD). También puede oponerse en cualquier momento a recibir publicidad, y entonces sus datos dejan de usarse para eso (art. 21.2 y 21.3, BOE). La AEPD pide tomar como revocación u oposición cualquier manifestación inequívoca contra las llamadas, y atenderla de inmediato (art. 6.b de la Circular 1/2023).

4. 04art. 21.1

   Está prohibido enviar publicidad por email u otro medio de comunicación electrónica equivalente que el destinatario no haya pedido o autorizado antes, salvo que haya un contrato previo y la publicidad sea de productos o servicios parecidos (art. 21.1 y 21.2 de la Ley 34/2002, LSSI, BOE). El destinatario puede revocar ese consentimiento con un simple aviso (art. 22.1).

5. 05art. 66.1.

   Las llamadas comerciales no deseadas solo se pueden hacer con consentimiento previo o con otra base legal del RGPD (art. 66.1.b de la Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones, BOE). Si es el interés legítimo, la ponderación se hace antes de empezar, y la AEPD no presume que el propietario espere la llamada si no hay un contrato vigente ni una solicitud o un contacto suyo con la agencia durante el último año (art. 3 de la Circular 1/2023, BOE). Al empezar cada llamada hay que decir quién llama, que es comercial y que se puede pedir no recibir más (art. 6.a), y la grabación sirve para demostrarlo (art. 6.c).

6. 06art. 23.4

   Antes de hacer publicidad a quien no ha dado su consentimiento hay que consultar los sistemas de exclusión publicitaria (art. 23.4 de la Ley Orgánica 3/2018, BOE). La Lista Robinson de Adigital es uno: cada consulta vale un mes y es gratis para micro y pequeñas empresas hasta 30.000 registros al año (Lista Robinson).

7. 07art. 14.2.

   Si los datos llegan por otra persona, hay que informar al propietario, como muy tarde en el primer contacto, de quién es la agencia, para qué usa los datos y de dónde los ha sacado (art. 14.2.f y 14.3.b del RGPD y art. 11.3 de la Ley Orgánica 3/2018). El derecho a oponerse se le menciona de forma explícita en esa primera comunicación (art. 21.4 del RGPD).

8. 08art. 5.1.

   La ficha no pide DNI porque en la captación no hace falta, y el RGPD pide recoger solo los datos necesarios (art. 5.1.c). La identificación completa llega con la nota de encargo, que es cuando empieza la relación de negocio (art. 3.1 de la Ley 10/2010, BOE).

9. 09art. 5.1.

   Los datos no se guardan más tiempo del necesario para su fin (art. 5.1.e del RGPD). Por eso la ficha pone un plazo para borrar los de quien no firma.

10. 10art. 55.5.

    En Cataluña el inmueble no se puede ofrecer ni anunciar sin la nota de encargo firmada (art. 55.5.b y 58.5 de la Ley 18/2007), y hacerlo es una infracción grave (art. 124.2.f), con multa de 9.001 a 90.000 euros (art. 118.2).

11. 11art. 15.2

    La etiqueta de eficiencia energética tiene que ir en toda oferta y publicidad de venta o alquiler (art. 15.2 y 17.3 del Real Decreto 390/2021, BOE). Por eso la ficha apunta si el propietario lo tiene y cuándo lo entrega.

12. 12art. 13

    La información de protección de datos es la que pide el art. 13 del RGPD, en la versión básica que permite el art. 11 de la Ley Orgánica 3/2018.